QUÉ ES CALC ?

Calc es una hoja de cálculo similar a Excel, con un rango de características mas o menos equivalente. Su tamaño es mucho menor y proporciona un número de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que automáticamente define series para representar gráficamente basado en la disposición de los datos del usuario. Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo como archivos PDF, cuenta con filtros y autofiltros. Otra de la diferencia entre Calc y Excel es que al producto de Oracle (Calc) tiene menos probabilidades que a la macros le ataque un virus, es decir un macrovirus, ademas los creadores de malware o software malicioso no tienen un interés por atacar a Calc.

Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de Microsoft Excel. El formato por defecto de OpenOffice.org 2.0 Calc se puede fijar para que sea el de Microsoft Excel, o el formato Open Document Format (ODF) de la organización OASIS. Calc también apoya una amplia gama de otros formatos, tanto para abrir y guardar archivos.

OpenOffice.org es software libre. Cualquier persona puede hacer mejoras y luego compartirlas para el disfrute de todos. A medida que continúa creciendo la base de usuarios y desarrolladores de OpenOffice.org, las características y mejoras pueden ser agregadas al paquete a mayor ritmo.

VENTANA DE CALC E IDENTIFICACIÓN DE SUS ELEMENTOS

La ventana de Calc tiene los siguientes elementos dentro de su ventana:

• Barra de Menú.- En esta área podemos encontar los diferentes menús que nos ofrece Calc, como por ejemplo Archivo, Insertar, Editar, Ver, etc. Así como también lo encontramos en su homólogo Excel.
• Barra de Título.- Aquí se encuentra el título del archivo, es decir el nombre que se le asigna al documento para que tenga una identificación.
• Barras de Herramientas.- En la barra de herramientas encontramos los íconos que nos dan un acceso rápido hacia las herramientas que podríamos necesitar en el transcurso de una actividad.
• Barra de fórmulas.- En esta barra se encuentran los elementos de una fórmula que nos brinda Calc, asi como funciones y autosuma.
• Barra de desplazamiento.- Esta barra nos sirve para desplazarnos de acuerdo a la ubicación que queremos llegar, puede ser de arriba-abajo, derecha-izquierda.
• Cuadro de nombres.- En este cuadro podemos ver y editar el nombre de las celdas.
• Selector y navegador de hojas.- Con este navegador podemos ir a hojas siguientes o a hojas anteriores.
• Barra de Estado.- En esta barra nos dice en que estado esta la celda como puede ser Predeterminado.
• Herramienta de Zoom.- Nos permite acercar o alejar la hoja en la que estamos trabajando.

• Área de trabajo.- Es el área en que nosotros vamos a desarrollar una actividad, aquí se encuentran las celdas.

Ingreso de datos y formatos de texto.

Podemos introducir los siguientes tipos de datos:

• Numéricos: números, fechas y horas
• Textos: notas aclaratorias, títulos, etc.
• Fórmulas: relacionan los anteriores para producir un resultado.

Para introducir un dato primero debemos situarnos sobre la celda en la que deseemos que aparezca, a continuación escribiremos el dato y para terminar pulsamos ENTER o cualquier tecla de navegación, podemos conseguir el mismo efecto pulsando con el ratón en otra celda o en los símbolos de la barra de fórmulas para aceptar o anular.. Notar que lo que escribamos aparecerá en la celda y en la barra.

Los datos numéricos y los textos no suelen plantear problemas especiales. Sin embargo para horas y fechas es recomendable usar formatos internacionales (para horas HH:MM:SS y para fechas DD.MM.AAAA) , de lo contrario las formulas que operen con estos datos podrían funcionar mal.

Para escribir una fórmula es obligatorio empezar con el signo '='. Si en la fórmula interviene una celda basta con escribir sus coordenadas (columna+fila).Por ejemplo si queremos sumar las celdas A1 y A2 escribiremos =A1+A2.

Para modificar el contenido de una celda, es posible realizar alguna de las siguientes operaciones:

• Seleccionar la celda y realizar un doble clic de ratón
• Seleccionar la celda y a continuación pulsar la tecla F2

Al realizar alguna de estas operaciones, es posible editar el contenido de la celda. Con las teclas de dirección puede desplazarse por el contenido de la celda o bien situarse en cualquier lugar con un clic de ratón.

Una vez realizadas las correcciones pulse la tecla Enter. Para eliminar el contenido completo de una o más celdas, una vez seleccionada(s), pulse la tecla Supr o Delete, luego de esto el contenido de la celda será eliminado.

Con OpenOffice Calc puede copiar o cortar (mover) celdas desde y hacia cualquier otra celda, hoja de calculo, libro de OpenOffice Calc u otra aplicación.

Las operaciones de copiar y cortar se diferencian básicamente en que la primera de ellas mantiene los datos en su localización original, realizando un duplicado de los mismos, mientras que la opción cortar borrar los datos de la ubicación de origen. Estas operaciones pueden ser hechas con la técnica de arrastrar y colocar.

Asignar formato a una celda

Al introducir un dato en una celda, OpenOffice Calc va a intentar,en primer lugar,interpretarlo como un número, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda.

Intentará, así mismo,aplicarle un formato.Por ejemplo, si escribe en unacelda 24-6-01 y pulsa la tecla <Enter> para fijar ese valor, OpenOffice Calc automáticamente interpreta ese dato como una

fecha y lo transforma a 24/06/01.

Si el número es muy grande y no es posible desplegarlo en la celda, OpenOffice Calc aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10Exp(9), 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. Si aún de este modo, el numeron o cupiese en la celda, ésta aparecerá rellena de los símbolos:

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Rangos de datos, referencias de celdas relativas y absolutas.

Un rango de celdas es un grupo de celdas en forma de rectángulo. La forma de nombrarloses poniendo dos puntos entre el nombre de la celda superior izquierda y el de la inferior derecha.

Podemos seleccionar un rango arrastrando el ratón desde una celda hasta la que será la esquina diagonalmente opuesta. Si queremos seleccionar una fila o columna podemos hacerlo picando directamente en la etiqueta de dicha fila o columna. Si son varias basta con pulsar sobre la primera y arrastrar. En caso de querer seleccionar toda la hoja podemos pulsar en el rectángulo que queda sobre las etiquetas de filas y columnas.

Referencia de celdas relativas y absolutas

Todo conjunto de filas y columnas que esté separado del resto de la hoja por otras filas y columnas en blanco y que en la fila superior contenga titulos, se considera como un rango de datos.

Las referencias absolutas y relativas siempre se ajustan , si se mueve el área referenciada .

Cuando las referencias a las celdas se ajustan al copiar las fórmulas se llaman referencias relativas .

Cuando no queremos que las formulas se ajustan al copiar de una celda a otra para ello, ponemos el carácter $ delante de la referencia a la columna, a la fila, o a ambas , a este tipo de referencias se las llama referencias absolutas

=SUMA(C2:D2) referencias relativas (cambian)
=SUMA(C$2:D$2) referencias absolutas (no cambian)